Debido a la coyuntura que actualmente está atravesando el mundo, muchas empresas se han visto forzadas a buscar alternativas para implementar el home-office, o el trabajo desde casa. Para ello, ya existen diversas herramientas que ofrecen alternativas para que los trabajadores se conecten de distintos lugares y trabajen bajo un mismo objetivo. Sin embargo, hay ciertos aspectos que se deben tener en cuenta.

Consideraciones Tecnológicas

Es necesario que todos los participantes, tanto usuarios como investigadores cuenten con acceso a internet así como en caso de videoconferencia el uso de cámaras web, o para prueba de usuario contar con un software para poder ver la pantalla del usuario. 

Por otro lado, es aconsejable que siempre se haga una prueba antes de iniciar la sesión, ya que pueden ocurrir muchos errores, como la conectividad por ejemplo. En caso sea la primera vez que los participantes usarán una herramienta, se les debe dar un tiempo para que se familiaricen y hagan preguntas antes de iniciar la sesión. También es necesario recalcar que los colaboradores se encuentren en ambientes tranquilos para evitar tener interrupciones y así fomentar un mejor desempeño.

Consideraciones Humanas

Las sesiones deben estar compuestas por:

• Moderador: Al igual que en una sesión presencial es necesario que el moderador sepa determinar los datos necesarios que se tienen que recopilar en la sesión a fin de cumplir con los objetivos trazados, así como ser capaz de conducir e integrar a todos los participantes de la sesión. 
• Observador: El observador toma notas acerca del lenguaje corporal, verbatims relevantes de la sesión, entre otros datos que considere relevante de la sesión.

Al ser sesiones remotas, es aconsejable tener grupos más reducidos en comparación a las sesiones presenciales. Si en los grupos presenciales se solía tener de 7 a 10 participantes, en las videollamadas es recomendable que sean de 4 a 5 participantes. Asimismo, además del moderador debe haber mínimo un observador. Las sesiones en línea requieren prestar mayor atención, ya que al no estar físicamente presentes, tanto el observador como el moderador deben hacer un seguimiento más minucioso para verificar que todos han comprendido la tarea y la funcionalidad de la herramienta.

Herramientas

Conferencias grupales

Puede haber cierta fricción antes de iniciar una video conferencia, como la dificultad en habilitar la cámara o quizás la baja resolución de esta. Aunque no logre reemplazar conversaciones cara a cara, es recomendable mostrar los rostros en las videoconferencias, ya que permite establecer más confianza entre los colaboradores. Si solo se comunican por llamada o correo, no habrá forma de saber si alguien se rió de algún chiste o si se entusiasmó o sorprendió por alguna novedad en la empresa. Sin embargo, el video permite mostrar el estado de ánimo de los participantes y las reacciones que ellos tienen con las interacciones de los demás. De todos modos, estas plataformas incorporan una sección de chat como complemento, para facilitar el envío de algunos datos entre los participantes.

Las distintas herramientas que ofrecen videoconferencias son: Skype, Google Meets, Google HangOuts, Zoom, GoToMeeting.

Co-creación

Las sesiones de co-creación son muy útiles para afrontar retos de manera consensuada y recopilar distintas perspectivas para llegar a la mejor solución. Tradicionalmente, en sesiones presenciales, se les pedía a los participantes que generen ideas haciendo uso de Post Its, plumones y pizarras o paredes. La buena noticia es que hoy en día ya existen herramientas en línea que permiten hacer los mismos ejercicios.

En estas plataformas, al igual que en las sesiones presenciales, hay un rol de moderador que tiene acceso a más funcionalidades en la herramienta y es el que otorga los permisos. En una “pizarra” en blanco, se permite agregar Post Its de distintos colores, íconos, cuadros de texto, votaciones con tiempo, opciones para crear dibujos, importar archivos, entre otros. Algunas de estas plataformas incluyen plantillas pre-establecidas de metodologías ágiles y de design thinking, permitiendo elegir Mapas de empatía, canvas de Lean UX, entre otros.

Algunas consideraciones a tener en cuenta para hacer sesiones de co-creación son:

• Elegir la herramienta correcta y que abarque a todos los participantes, es necesario utilizar una herramienta en la que todos los participantes se sientan cómodos en intervenir y así no perder ninguna idea.
• Dar un tiempo adecuado a los participantes y corroborar información a fin que todos se encuentren conformes con cómo se está avanzando la sesión. Es recomendable que se limite el alcance de las sesiones a fin de que sea manejable para todos los participantes.
• Crear un ambiente cercano y personal. El uso de video para conocer a los participantes ayuda a crear un ambiente de confianza, así como brindar  retroalimentación para conocer si las personas siguen o no lo que un participante está aportando. 
• Mantener la energía de los participantes alto: Si las sesiones presenciales de co- creación son muy largas, es importante tomar un descanso para que los participantes y el facilitador no se saturen.
• Concentrarse en el antes y después de la sesión: Proporcionar un propósito claro para el taller, una agenda e instrucciones puede ayudar a los participantes a entender fácilmente, y así a estar más motivados y presentes.

Entre las herramientas de co-creación virtual más conocidas están Miro, Mural y Lucidchart.

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